Module de Facturation Annexe

Table des matières

1 –Module de facturation annexe

1.1 Introduction

Ce module fonctionne sur le principe des récoltes.
C’est-à-dire qu’il vous faut se placer en premier lieu sur la récolte à partir de laquelle vous souhaitez faire cette facturation afin d’avoir la liste des coopérateurs à jour.

1.2 Accès

Une fois TracingFinance ouvert, le module se situe dans le menu Opérations financières > Facturations annexes.

2 – Opérations régulières

Vous pouvez accéder aux opérations régulières en sélectionnant l’option « Opérations régulières ».
Les opérations régulières permettent de définir une facturation qui arrivera fréquemment pour présélectionner des coopérateurs et des montants.
Attention, cette étape permet de préparer l’étape de la facturation mais n’est pas obligatoire dans le process de facturation.

2.1 - Création d’une opération régulière

La première étape est de créer une opération régulière.

Au sein d’une opération, il faut définir :
  1. Une pièce (qui servira pour le libellé de la facturation annexe)
  2. Un numéro de compte sur lequel le montant sera crédité 
  3. Un code journal
Si un code journal est renseigné pour le compte dans la liste des comptes (Menu Fichiers > Liste des comptes), il sera repris par défaut lors de la sélection du numéro de compte.

2.2 – Liste des coopérateurs concernés

Après la création de l’opération régulière, il faut définir une liste de coopérateurs qui seront concernés par cette opération.
Pour ce faire, vous avez accès à 4 fonctionnalités :
  • Tous : Ajoute tous les coopérateurs de la récolte en cours
  • Ajouter : Ouvre une boite de dialogue pour vous permettre de sélectionner le (ou les) coopérateur concernés
  • Enlever : Enlève le coopérateur sélectionné dans la table
  • Aucun : Enlève tous les coopérateurs de la table

2.3- Gestion des montants

Selon votre besoin, vous pouvez soit gérer les montants manuellement en renseignant les colonnes de HT et de TVA manuellement, soit utiliser une des fonctions rapides.
La première « Répartir sur l’ensemble » permet de découper un montant (renseigné dans le champ « Montant » au préalable) en autant de parts qu’il y a de coopérateurs concernés.
Attention, il est à noter que pour des raisons d’arrondis, la somme finale peut être différente du montant initial à répartir. 
Par exemple : 250 € pour 6 coopérateurs donne 41.66 € par coopérateur soit 249.96 €.
A la fin de l’opération, un encadré apparaît pendant quelques instants pour indiquer la fin de la fonctionnalité ainsi que le montant HT final.
Le deuxième bouton « Affecter sur chacun » permet d’affecter la somme, préalablement remplie dans le champ « Montant », à chaque coopérateur dans la liste.
A la fin de l’opération, un encadré apparaît pendant quelques instants pour indiquer la fin de la fonctionnalité ainsi que le montant HT final.

2.4–Validation de l’opération régulière et suppression

L’opération régulière, ainsi que ses détails, a été enregistrée au fur et à mesure de votre utilisation de la fenêtre. Il n’y a pas d’action particulière à effectuer.
Il n’est pas possible, dans la version 7.3.0, de supprimer une opération régulière. Vous pouvez cependant la déclarer comme « Archivée » en cochant la case appropriée.

3. Effectuer une facturation annexe

Vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur « Effectuer une facturation ».
Il y a deux façons d’effectuer cette facturation :
  • Soit en reprenant une opération régulière et en affinant les différents paramètres enregistrés (tel que le montant, un coopérateur en plus ou en moins…) ; 
  • Soit en effectuant une opération ponctuelle et en la paramétrant entièrement.
Une opération ponctuelle ne peut pas être transformée en opération régulière.

3.1 Récupération d’une opération régulière

Dans la liste déroulante, choisissez « Opération régulière », une deuxième liste apparaît sur la droite pour vous permettre de sélectionner le profil à reprendre.
La liste des coopérateurs est renseignée ainsi que les divers éléments de paramétrage (N° de compte, Code journal, Libellé). Attention, la date reste à paramétrer.

3.2 Liste des coopérateurs concernés

A partir de là, tout est modifiable. Vous pouvez modifier la liste des coopérateurs ainsi que les montants en reprenant les mêmes fonctionnalités que pour les opérations régulières (manuellement, répartition, affectation).
Le bouton « Recharger » vous permettra de ré afficher l’opération régulière telle que définit. Attention, cette fonctionnalité implique la perte des manipulations précédentes.
Le bouton « Calculer la TVA » vous permet, lors d’une manipulation manuelle de recalculer simplement les montants de TVA pour les coopérateurs concernés.

3.3 Détails de l’opération

Sur le même principe, les détails de l’opération sont entièrement modifiables.

3.4 Validation

Lorsque tous les critères vous sont satisfaisants, vous pouvez alors « Effectuer l’opération ».
Le compte sélectionné de chaque coopérateur est alors crédité du montant indiqué.

3.5 Contrôle des données

Les lignes créées sont visibles depuis le suivi des adhérents (Menu Comptes adhérents > Suivi des comptes adhérents).
Sur paramétrage, il est possible, dans le module de facturation annexe, de générer des lignes comptables HT+TVA ou TTC.

4 . Gestion des facturations précédentes

Vous pouvez gérer vos facturations précédentes en cliquant sur l’option « Visualiser / Supprimer une facturation ».
Cette fenêtre va vous permettre quelques fonctionnalités supplémentaires :
  • Impression des factures
  • Consultation des coopérateurs concernés ainsi que les montants versés
  • Suppression d’une facturation

4.1 Impression des factures

Après avoir sélectionné une ligne dans la liste des précédentes facturations, vous pourrez cliquer sur l’option « Imprimer » (logo d’imprimante) pour obtenir l’édition (visible en fin de document).

4.2 Consultation des coopérateurs concernés

Dans la colonne « Nombre de coopérateur », vous pouvez cliquer sur le lien « Visualiser ».
Cette action va vous ouvrir une fenêtre qui vous permettra de connaitre, de manière simple, les différents coopérateurs et les montants perçus par chacun (avec un éclatement HT-TVA-TTC).

4.3 Suppression d’une facturation antérieure

Sur le même principe que pour l’impression de la facture, vous devez sélectionner une ligne dans la liste des facturations puis appuyer sur la poubelle rouge.
Un message de confirmation apparaîtra alors et, en cas de validation, les différents éléments de la facturation concernée seront supprimés.