Module de Versement Annexe

Table des matières


1 - Module de versement annexe

1.1 Introduction

Ce module fonctionne sur le principe des récoltes et en binôme avec le module de facturation annexe.
C’est-à-dire qu’il vous faut se placer en premier lieu sur la récolte à partir de laquelle vous souhaitez faire ce versement afin d’avoir la liste des coopérateurs (et des facturations précédemment effectuées) à jour.

1.2 Accès

Une fois TracingFinance ouvert, le module se situe dans le menu Opérations financières > Facturations annexes.

2 - Effectuer un versement

Vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur « Effectuer un versement ».
Un versement annexe est forcément le versement d’une facturation annexe.

2.1 Récupérer les éléments de la facturation annexe

La liste déroulante « Choisissez l’élément à verser » vous permet de sélectionner une facturation non versée à reprendre.
Avant de cliquer sur le bouton « Charger », deux options s’offrent à vous :
  • « Prendre en compte le solde coopérateur » : si cochée, le versement sera établi en fonction de la situation comptable de chaque adhérent. Les soldes débiteurs ne seront pas débités du montant facturé.
  • « Verser la TVA sur les comptes débiteurs » : si cochée, dans le cas où le solde coopérateur est pris en compte, les soldes débiteurs recevront au moins la partie relative à la TVA de leurs facturations. Attention, dans le cas du regroupement des lignes HT et TVA, la TVA peut ne pas ressortir.
Il vous faudra ensuite cliquer sur le bouton « Charger » pour remplir les deux tableaux.
La table de gauche est relative à la situation comptable de l’adhérent.
Dans le cas où la situation comptable n’est pas prise en compte, seul le montant facturé sera affiché. Autrement, la situation de l’adhérent apparaîtra.
La table de droite est relative au montant à verser par adhérent en fonction des valeurs affichées dans la table de gauche et des options sélectionnées. Pour rappel, le versement ne sera pas effectué si un montant négatif est détecté dans cette table.
Il vous sera possible dans cette fenêtre de choisir la banque avec laquelle vous allez rémunérer vos coopérateurs en faisant basculer un coopérateur d’une banque à une autre.
Lors du chargement de ces tables, les détails de l’opération sont également chargés et reprennent pas défaut les détails de l’opération de facturation tout en précisant qu’il s’agit du versement de cette facturation.

2.2 Effectuer l’opération

Au moment où les montants à verser ainsi que les différents détails de l’opération ont été vérifiés par vos soins, il est possible de cliquer sur « Effectuer l’opération ».
Cette étape va effectuer quelques vérifications supplémentaires (données bancaires cave et adhérents, détails de l’opération, ...) puis, en cas de succès, vous proposer de valider l’opération.
Au cours de cette action, le logiciel va débiter les comptes de vos coopérateurs, créer un fichier SEPA pour les coopérateurs effectuant un virement et indiquer comme « versé » l’élément de facturation initial. 
Tout au long de l’opération, une fiche de rapport va se constituer afin de vous alerter, lors des vérifications, sur des erreurs de fichiers ou de montants à verser (montants négatifs), de vous donner le récapitulatif des montants versés ou les informations nécessaires pour retrouver vos fichier SEPA.

2.3 Contrôle des données

Les lignes créées sont visibles depuis le suivi des adhérents (Menu Comptes adhérents > Suivi des comptes adhérents).

3 - Gestion des versements précédents

Vous pouvez gérer vos versements précédents en cliquant sur l’option « Visualiser / Supprimer un versement ».
Cette fenêtre vous permet les fonctionnalités supplémentaires suivantes :
  • Impression des factures
  • Consultation des coopérateurs concernés ainsi que les montants versés
  • Suppression d’un versement

3.1 Impression des factures

Deux solutions : 
  • Après sélection d’une ligne, il vous faudra cliquer sur l’option « Imprimer » (logo d’imprimante) pour obtenir la fenêtre de paramétrage de l’édition des versements.
  • Vous pouvez cliquer sur le mot « Imprimer » dans la ligne que vous souhaitez imprimer avec le même résultat.
Sur cette fenêtre de paramétrage, vous pourrez sélectionner la liste de coopérateurs que vous souhaitez imprimer (par défaut, tous les coopérateurs concernés par le versement).
Vous pourrez également manipuler la date d’édition ainsi que de versement à faire figurer sur la facture et choisir d’imprimer (ou non) la situation comptable de vos adhérents en plus d’ajouter un commentaire en cas de besoin.
Le bouton « Imprimer » générera une facture (visible en fin de document).

3.2 Consultation des coopérateurs concernés

Dans la colonne « Nombre de coopérateurs », vous pouvez cliquer sur le lien « Visualiser ».
Cette action va vous ouvrir une fenêtre qui vous permettra de connaître, de manière simple, les différents coopérateurs et les montants qui leur ont été versés.

3.3 Suppression d’un versement

Après sélection d’une ligne, il vous faudra cliquer sur l’option « Supprimer » (logo de poubelle rouge) pour lancer la procédure de suppression des données.
Un message de confirmation apparaîtra alors et, en cas de validation, les différents éléments du versement seront supprimés.
La facturation initiale sera de nouveau disponible pour effectuer un versement.