TracingSuite - Nouvelle fenêtre d'inventaire (V2)

Une nouvelle version de la fenêtre de saisie d'inventaire a été ajoutée à partir de la version 6 et elle est accessible aussi bien à partir de TracingGest que de TracingStat :

TracingGest : * avec possibilité de créer des Modèles d'inventaires (articles intégrés dans un modèle prêts à être inventoriés)

TracingStat :

La fenêtre se répartit en trois onglets : 

• Inventaires validés
• Inventaires en cours de préparation
• Import

1. Saisir un nouvel inventaire

Cliquez sur le bouton Nouvelle préparation d'inventaire

Une fenêtre s'ouvre pour indiquer le dépôt concerné par l'inventaire (un inventaire par dépôt), la date de l'inventaire et un commentaire (facultatif)

En validant, vous basculez sur l'onglet Inventaires en cours de préparation, où vous retrouvez la liste de vos inventaires sur la partie gauche, et le détail de chaque inventaire en cours sur la partie droite. Sélectionnez l'inventaire que vous souhaitez remplir. Vous pouvez travailler sur plusieurs inventaires en même temps.

2. Saisie manuelle de l'inventaire

Dans la partie de droite, vous pouvez commencer à ajouter vos articles manuellement.  

Pour ajouter des articles manuellement, plusieurs possibilités :

• En saisissant le code article, le code barre ou le code caisse puis la quantité, puis en cliquant sur ajouter (1)
• En ouvrant la liste (2) et en choisissant l'article ou en faisant une recherche : 

Ajoutez l'article à l'inventaire puis renseignez la quantité :

3. Saisie de l'inventaire par un import de document

Si vous avez saisi votre inventaire sur un fichier Excel, ou si vous avez opté pour le module TracingInventaire, vous pouvez l'importer directement en cliquant sur le bouton "Depuis import".

Vous pouvez aussi aller directement dans l'onglet Import.

Pour importer, choisissez d'abord votre fichier puis renseignez la correspondance entre les colonnes et les données nécessaires.

Par exemple, ci dessous, mon fichier Excel comprend deux colonnes : le code article se trouve en colonne 1 et la quantité en colonne 3. Si mon fichier Excel comprend plusieurs feuilles, j'indique sur quelle feuille chercher les données. 

Vous pouvez sauvegarder le profil d'import pour que votre logiciel se souvienne du paramétrage en cliquant sur +. Il apparaîtra dans la liste déroulante la prochaine fois. 

Vous pouvez aussi importer l'inventaire depuis un document .txt. Dans ce cas, indiquez quel est le séparateur entre les données (par ex: ; ou / ou , )

Une fois le paramétrage des colonnes fait, je clique sur Afficher les données. 

Je peux faire apparaître clairement les lignes en erreur en cochant la case correspondante.

Mes données vont être affichées dans le tableau de la façon suivante : 

En cas d'erreur, un onglet Erreur apparaît et vous indique où se trouve l'erreur (numéro ligne) et le type d'erreur (ici, code article inexistant)

Si vous avez coché "Afficher les erreurs (lignes barrées)", les erreurs seront aussi visibles comme ci dessous. Vous pourrez alors corriger votre document et le réimporter, ou supprimer la ligne en cliquant sur l'icône Poubelle. Si plusieurs lignes ont le même code article, les quantités seront additionnées dans l'inventaire.Ensuite, cliquez sur le bouton Importer : 

Vous allez alors rebasculer sur l'onglet Inventaire en cours pour le vérifier, le compléter et le valider.

Il est possible de supprimer de l'inventaire les lignes dont la quantité est à 0. Le stock ne sera alors pas modifié pour ces articles. Si vous conservez des lignes avec quantité à zéro dans l'inventaire, le nouveau stock pour l'article sera de zéro.

4. Vérification des doublons

Pour vérifier si des lignes ont été rentrées plusieurs fois par erreur, choisissez si vous préférez que le stock se cumule automatiquement ou si vous souhaitez un avertissement

Si vous choisissez l'avertissement, vous aurez le message suivant : 

5. Vérification du stock théorique

En remplissant votre inventaire, vous pouvez comparer votre stock réel au stock théorique calculé par le logiciel. Pour cela, renseignez la date souhaitée et cliquez sur le bouton Oeil en bas de la fenêtre. La valeur stock théorique et l'écart seront affichés dans des colonnes turquoises pour que vous puissiez les comparer.

6. Validation de l'inventaire

Pour valider l'inventaire et impacter le stock, cliquez sur le bouton Valider préparation.

Si vous ne souhaitez pas valider tout de suite, vous pouvez reprendre plus tard l'inventaire en cours : pas besoin d'enregistrer. Vous le retrouverez dans la liste des inventaires en cours de préparation la prochaine fois.

7. Modification ou suppression d'un inventaire

Dans la liste des inventaires validés, vous visualisez tous vos précédents inventaires. 

• En sélectionnant un inventaire, vous pouvez modifier son contenu dans la partie de droite de la fenêtre via les boutons Supprimer ligne et Modifier quantité. Cela réajustera le stock à date.

• Pour modifier la date de l'inventaire, sélectionnez-le et cliquez sur Modifier date.
• Pour le supprimer, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer inventaire. Cette opération est irréversible.