TracingSuite - Protection des données (RGPD) sur TracingCaisse

Depuis le 25 Mai 2018, le Règlement Européen sur la Protection des Données (ou RGPD) est entré en vigueur. Nous sommes soucieux de vous apporter des outils respectant les nouvelles législations. Par conséquent, un nouveau paramétrage est disponible à partir de la version V4.0.14.2 de Tracing Caisse. Voici les nouvelles fonctionnalités :

Ouvrez le logiciel Tracing Caisse et rendez-vous dans l'onglet Paramétrage. 

Cliquez ensuite sur :

Attention, vous devez posséder un compte Gold ou Superviseur pour avoir accès aux paramétrages avancés.

Le texte de mentions légales est à titre d'exemple, il vous appartient de le modifier et de le tenir à jour. La société Ixarys ne saura être tenue responsable des informations qui y sont mentionnées.

1 - Activer les paramètres RGPD

Pour que les options soient visibles dans votre caisse, vous devez commencer par cocher la case : 

2 - Formulaire de recueil de données

Désormais, vous devez expliquer clairement à votre client fidélité les détails de toute collecte de ses données personnelles. Pour obtenir cette option, cochez la case "Impression récapitulatif après ouverture de compte".

Ce texte doit apparaître au moment de l'inscription du client à votre programme fidélité. Ce texte est un modèle que vous pouvez modifier ou remplacer. 

Lorsque vous créerez un nouveau client fidélité et remplirez dans TracingCaisse les informations nécessaires, un récapitulatif s'imprimera automatiquement. Il comprendra les informations recueillies et le texte saisi dans le bloc 2 : 

Vous devrez alors faire valider ces informations au client (3)

3 - Signature du client

Dès que vous fermerez le document PDF récapitulatif (2), un champ de signature s'ouvrira. Vous pourrez faire signer le client grâce à la souris de l'ordinateur ou grâce à notre tablette de signature (nous contacter pour plus d'informations), le consentement sera alors enregistré numériquement et protégé. Vous pouvez également faire signer le client manuellement sur le document papier. Il vous faudra alors conserver le document papier en lieu sûr.

Si vous souhaitez utiliser le pad de signature numérique, il vous faudra cocher la case :

Voir le tutoriel complet du pad de signature numérique

Si un client n'ayant pas signé lors de la création de sa carte (ancien client), le logiciel peut vous proposer d'enregistrer sa signature à son prochain passage. 

4 - Imprimer ou supprimer les données personnelles d'un client fidélité

Le client fidélité a le droit de demander la suppression de ses données personnelles. Pour pouvoir supprimer la fiche d'un client fidélité, il vous faut tout d'abord cocher la case : 

Vous pourrez alors, à la demande du client, imprimer les données le concernant ou les supprimer, en suivant les étapes ci-dessous :

Dans le menu de TracingCaisse, cliquez sur Cartes Fidélité.

Choisissez votre client dans la liste et cliquez sur Modifier

Cliquez ensuite sur 

Un bouton RGPD se trouve en bas de page. Il vous permettra d'imprimer un récapitulatif des données du client ou de supprimer sa fiche.

5 - Supprimer les cartes fidélité inutilisées

Le logiciel TracingCaisse vous permet dorénavant de supprimer plusieurs cartes fidélité d'un seul coup, si celles ci ne sont plus utilisées depuis un certain temps. Pour avoir accès à cet outil, il vous faut un compte superviseur, afin d'accéder aux Paramètres avancés. Allez sur l'onglet Protection des données et cliquez sur le bouton Suppression des cartes inactives : 

La liste de vos cartes fidélité apparait. 

En bas à gauche (1), vous pouvez indiquer le nombre de jours d'inactivité, pour sélectionner les cartes que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur entrée.

Les cartes qui seront supprimées apparaissent en rouge et sont cochées (2). Vous pouvez voir le nombre de jours d'inactivité de chaque carte.  Vous pouvez décocher une ou plusieurs cartes, ou cliquer sur Décocher tout pour recommencer.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Supprimer les cartes sélectionnées (3)

Si vous cliquez sur oui, vous devrez renseigner un motif de suppression : 

Lorsque vous l'aurez renseigné et cliqué sur Valider, un document s'ouvrira pour l'impression ou la sauvegarde PDF : 

Vous avez d'autres questions ? Contactez nous à l'adresse support@ixarys.com