TracingSuite - Gestion des avoirs et trop-perçus
A - Gestion des avoirs
1. Créer un avoir
Vous souhaitez créer un avoir pour un client ? Il vous suffit de créer une facture négative :
- Cliquez sur Facture - Nouvelle
- Sélectionnez le client
- S'il s'agit d'un retour d'articles ou d'une erreur dans une précédente facture, ajoutez le(s) article(s) concerné(s) avec une quantité négative pour rééquilibrer votre stock. S'il s'agit d'un geste commercial monétaire, vous pouvez par exemple créer un article fictif puis à indiquer un prix négatif dans cette facture.
Vous pouvez aussi, comme ci-dessus, ajouter manuellement un commentaire pour expliquer la raison de cet avoir, en cliquant sur le bouton + du cadre "Rmq" (remarque) en bas à droite de la page.
- Enregistrez, votre avoir est créé.
2. Encaisser un avoir sur une facture
Une fois votre avoir créé, vous pouvez l'encaisser sur une ou plusieurs factures correspondantes.
Pour cela, cliquez sur Encaissement - Nouvel
- Sélectionnez le client (1). Si ce client a un avoir, le champ suivant (2) apparaîtra :
- Cliquez sur la flèche verte à côté de Avoir disponible, la fenêtre suivante va s'ouvrir. Cochez la case correspondant à l'avoir que vous souhaitez utiliser (3) puis validez (4) :
- Sélectionnez la facture à encaisser dans la liste (5) puis cliquez sur Encaissement facture sélectionnée (6), et Validez.
Attention, un avoir ne peut être utilisé qu'en une seule fois, sur une ou plusieurs factures en même temps.
Vous ne pourrez pas encaisser un avoir sur une facture d'un montant inférieur.
Si le client a plusieurs factures à encaisser, alors répétez les étapes 5 et 6 en sélectionnant une autre facture dans la liste. Si l'avoir est plus important que le total des factures en cours, il vous faudra attendre la prochaine facture du client pour utiliser l'avoir.
- N'oubliez pas d'enregistrer les changements en cliquant sur le bouton correspondant. La fenêtre suivante doit s'ouvrir :
Votre avoir est maintenant utilisé, et votre facture soldée.
Vous pouvez consulter la liste de vos avoirs. Ils sont filtrés par statut : Soldé ou Inutilisé.
3. Comptabiliser un avoir (annuler)
Si vous souhaitez considérer un avoir comme utilisé ou non valable manuellement, mais sans le solder, vous pouvez le comptabiliser. Il existera toujours dans votre historique, mais ne sera plus utilisable. Attention, cette opération ne peut pas être annulée.
Pour cela, cliquez sur le filtre Inutilisés (1). (Seul un avoir inutilisé peut être comptabilisé), cochez la case correspondante à l'avoir dans la colonne A comptabiliser (2) puis cliquez sur le bouton Comptabiliser (3).
L'avoir apparaitra maintenant sous le filtre Comptabilisés :
Attention, cette opération ne peut pas être annulée.
B - Gestion des trop-perçus
1. Créer un trop-perçu d'après un encaissement
Un client vous a fait un règlement d'un montant plus élevé que sa facture ? Vous pouvez garder ce montant comme trop-perçu pour le réutiliser sur une prochaine facture.
Sur cet exemple, le client a envoyé un chèque de 50€ alors que le montant du solde de ses factures est de 45 €.
Sélectionnez d'abord le client (1) puis saisissez le montant reçu (2) et le mode de règlement (3). Sélectionnez la facture dans la liste (4) et cliquez sur Encaissement facture sélectionnée (5).
Le montant à encaisser va se modifier pour s'adapter au solde de la facture. Cliquez sur valider :
La facture est maintenant soldée, mais il reste 5 € à encaisser :
Lorsque j'enregistre les changements en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut à gauche du logiciel, la fenêtre suivante s'ouvre. Cliquez sur Trop perçu :
2. Consulter et utiliser un trop-perçu
Ouvrir la liste des trop perçus (sur la version 5, cliquez sur le bouton à l'emplacement suivant :
Dans les versions précédentes du logiciel, cela se trouve à l'emplacement suivant :
Le trop-perçu du client apparait ici dans la liste, sous le filtre "Tous" ou "Non caisse", sur les dates sélectionnées. Pour l'utiliser, sélectionnez le (1) et cliquez sur Détail encaissement (2). Une fenêtre va s'ouvrir qui vous permettra de l'utiliser :
Sélectionnez la facture sur laquelle utiliser le trop perçu (3) et cliquez sur Encaissement Facture sélectionnée (4)
La facture va passer en statut Paiement partiel :
N'oubliez pas d'enregistrer.
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