TracingSuite - Créer un client

Pour créer un client, ouvrez l'onglet Tiers puis cliquez sur Nouveau Client : 

Zone supérieure

Indiquez son nom ou sa raison sociale (champ obligatoire), son sigle (champ obligatoire, par défaut cela crée un code plus court avec les premières lettres du nom mais vous pouvez indiquer ce que vous souhaitez) et son préfixe. Vous pouvez créer d'autres préfixes dans l'onglet Paramètres - Client.

Le code est automatique selon vos paramètres (voir dans Accueil - Préférences)

Dans Solde, vous verrez le montant des factures non réglées de votre client. 

Les notes commerciales sont une zone de texte libre qui apparaitra lorsque vous saisirez vos documents (BL, factures...) mais ne sera visible qu'en interne et non par le client.

Onglet Signalétique

Il s'agit de l'onglet dans lequel vous rentrez les informations principales de votre client :

  • Son adresse principale
  • Ses contacts
  • Une case vous permet d'indiquer si le client particulier accepte de recevoir vos communications de nature commerciale (conformité RGPD).
  • Le représentant associé à ce client
  • La personne de contact principale chez le client

Un client ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez le bloquer en cochant la case "Compte bloqué". Vous pourrez le débloquer à tout moment.

Onglet Adresses

Si le client a une autre adresse différente de celle indiquée dans l'onglet Signalétique, indiquez la/les dans cet onglet.

  • Adresse de livraison : cochez Utilisation et cliquez sur Nouvelle. Par défaut, cette adresse sera prise sur les bons de commande et les bons de livraison. 
  • Adresse de facturation : par défaut, elle sera prise par défaut sur les factures.

Onglet Finances - Analytique

  1. Dans Références, indiquez le Siret, n° de TVA intra et code APE du client. Indiquez aussi s'il est assujetti à TVA ou non.
  2. Dans Analytique, vous pouvez renseigner plus d'infos sur le client en créant des listes spécifiques (facultatif). Vous avez trois champs à disposition : Type client (par exemple l'importance du client : Gold, Silver, Bronze... ou encore le domaine du client), Secteur (par exemple : Pays, région, zone commerciale,...) et Provenance (par exemple : démarchage, client boutique, client internet, bouche à oreilles...). Vous pourrez sortir des statistiques sur ces clients. Pour créer les listes, rendez vous dans Paramètres - Client - Analytique.
  3. Code comptable du client pour l'export
  4. Encours autorisé : solde maximal d'impayés autorisé pour ce client. Affiche une alerte à chaque création d'une commande, BL, facture,...
  5. Conditions de règlement : Indiquez le délai de règlement à partir de la facturation, cela impactera la date d'échéance de la facture et les relevés d'impayés du client.
  6. Contentieux, à cocher en cas de souci avec ce client
  7. Affichage HT ou TTC des documents (devis, commande, BL, facture, contrats...)

Onglet Tarification spéciale

Un client est rattaché à une catégorie tarifaire (voir chapitre Divers)

Mais il peut avoir en plus une tarification spéciale sur un ou plusieurs articles, différente des tarifs appliqués pour sa catégorie tarifaire.

Pour plus d'infos sur les tarifs, consultez l'article suivant : https://support.ixarys.com/article/18-tarifs-mise-a-jour-prix

Onglet Divers

Vous y trouverez : la famille et sous famille client (obligatoire), la catégorie tarifaire (obligatoire), des zones de texte libre et le paramétrage du nombre de copies des documents à imprimer pour ce client spécifique. 

Dans cet onglet, indiquez la famille et la sous famille du client (obligatoire) en cliquant sur la flèche verte dans le cadre correspondant.

Si vous n'avez pas encore créé la famille et/ou la sous famille du client, vous devez le faire avant d'enregistrer le client, dans le menu Paramètres - Client : 

Attention, ne modifiez ou supprimez pas une famille ou une sous famille si des clients y sont rattachés, car la modification ne sera pas reprise dans la fiche du client, et cela fausserait vos statistiques.

Indiquez sa catégorie tarifaire (obligatoire). C'est ce qui donnera les tarifs appliqués pour le client dans tous ses documents et en caisse.

Si vous n'avez pas encore créé la famille et/ou la sous famille du client, vous devez le faire avant d'enregistrer le client, dans le menu Paramètres - Client : 

Onglet Bons de livraison

  1. Liste des BL du client
  2. Détail du BL sélectionné dans la zone 1
  3. En cliquant sur la case, vous ouvrez le document

Onglet Factures

  1. Liste des factures
  2. Liste des encaissements de la facture sélectionnée dans la zone 1
  3. En cliquant sur la case, vous ouvrez le document

Onglet Représentant

Si le client a un représentant associé dans l'onglet Signalétique, vous retrouverez ici les factures du client qui le concernent et ses commissions sur ce client spécifique :

  1. Liste des factures du client sur lesquelles le représentant touche une commission
  2. Liste des représentants associés au client (si le représentant a changé en cours de route par exemple)
  3. Détail de la facture sélectionnée en zone 1

Pour voir les commissions du représentant, consultez le menu Calcul des commissions.

Onglet Banque

Ajoutez le(s) RIB ou IBAN du client.

Onglet Documents

Fonctionnalité à venir

Onglet Cartes fidélité

Un client peut être rattaché à une carte fidélité dans TracingCaisse

Pour cela, passez par TracingCaisse pour les associer, ou cliquez sur Création Carte fidélité pour la créer. Elle apparaitra en Caisse.

Onglet Contacts

Ajoutez autant de contacts supplémentaires pour votre client. Vous pouvez aussi définir la fonction de chacun de ces contacts et l'ordre de priorité pour les contacter.

Cliquez sur Enregistrer pour créer votre fiche client lorsque vous avez terminé. Cela créera automatiquement son code unique et non modifiable.