TracingSuite - Créer un article

Pour créer un article, cliquez sur la flèche en dessous du bouton Articles puis sur Nouvel, ou cliquez sur le symbole '+' dans la liste de raccourcis sur la page principale :

Onglet Base

Codes et désignations (obligatoire)

Indiquez un code article (obligatoire et unique) : attention, il ne pourra plus être modifié par la suite.

Vous pouvez choisir un code simple (type 0001) ou plus complexe, par exemple : 

Renseignez ce Code dans le premier champ. 

Saisissez une Désignation 1 : c'est le nom de l'article. Il pourra être modifié par la suite si besoin. Il apparaîtra sur les documents (devis, commande, BL, facture) et sur les tickets de caisse. Cette information est également obligatoire.

La Désignation 2 n'apparaîtra pas sur les tickets de caisse mais sera visible sur les documents de TracingGest. Elle peut vous servir à ajouter une information complémentaire : certification biologique, nom de la cuvée, contenance, etc. Elle est facultative.

Vous pouvez ajouter un code caisse (code rapide utilisable dans TracingCaisse, différent du code article) ainsi que des codes barres. Ils pourront être imprimé sur des étiquettes si vous le souhaitez, dans TracingStat.

Famille et sous-famille (obligatoire)

Chaque article doit appartenir à une famille et une sous-famille. Celles ci sont créées dans l'onglet Paramètres - Articles - Familles / Sous familles. A une sous-famille appartient un code comptable (le code comptable article ne se rentre donc pas au niveau de l'article mais au niveau de la sous-famille.

Les familles et sous-familles vous serviront à sortir des statistiques de vente. 

Pour choisir la famille et la sous famille de l'article, cliquez sur la flèche verte 

En dessous, vous pouvez saisir le type d'article (facultatif) : 

Ce type est utile si vous utilisez le module de Production, ou si vous souhaitez trier les articles dans des listes séparées en Caisse.

Blocage

Un article ne peut pas être supprimé. Si vous ne souhaitez plus le vendre et qu'il n'apparaisse plus dans votre inventaire, vous pouvez le bloquer en cliquant sur la flèche verte  :

Vous pourrez le débloquer si besoin en recliquant sur la flèche verte. 

Suite à l'ajout d'un article réattribuer compte comptable

Détails de l'article : onglet Vins / Alcool

Ici, vous pourrez renseigner plus de détails sur votre article, notamment si celui ci est du vin. Toutes ces informations sont facultatives. Les informations que vous saisissez ici vous serviront à suivre vos statistiques et à remplir vos DRM si besoin. 

Le poids d'un article vous donnera le poids total d'une livraison. Le champ "Conditionnement" permet d'établir le nombre de colis pour une livraison.

Pour qu'un article apparaisse dans votre DRM, cochez la case "Soumis à la régie". Remplissez aussi le type de capsule dans le champ Régie. 

Il vous manque certaines appellations, contenances, conditionnements ou couleurs ? Vous pouvez en ajouter dans les Paramètres

Pour ajouter une ligne de certification Bio, créez-la dans le menu Accueil - Préférences, onglet Divers.

Tarif(s)

Sur votre fiche article vous trouverez un encart en haut à droite. Il vous permet d'établir le tarif de votre article (plein tarif). Il s'agit d'un outil de calcul dans lequel vous pouvez remplir : 

• votre prix de revient ou prix d'achat
• votre marge
• le taux de TVA
• le prix HT
• le prix TTC

Lorsque vous remplissez l'un de ces champs, les autres se modifient. Par exemple, remplissez votre prix d'achat, la marge souhaitée et le taux de TVA pour trouver votre prix de vente. 

Vous trouverez également un onglet Grilles tarifaires, que vous pouvez utiliser si l'article  des prix différents selon les clients (catégories tarifaires) ou selon les quantités. 

Pour plus d'informations sur les tarifs, consultez l'article dédié :  https://support.ixarys.com/article/18-tarifs-mise-a-jour-prix

Onglet composition

Cet onglet vous sert à calculer le prix de revient de votre article. Par exemple, pour calculer le cout de revient d'une bouteille, créez des articles pour chaque matière sèche (bouteille, bouchon, étiquette). Sur chacun de ces articles, indiquez le coût de revient dans l'encart en haut à droite.

Ensuite, dans l'onglet Composition de votre produit fini (bouteille), ajoutez les matières sèches. Cela vous donne un coût de revient (hors vrac et main d'oeuvre).

Onglet observations

Dans cet onglet, indiquez toutes les infos que vous souhaitez sur votre article (champs libres). Elles n’apparaîtront qu'à cet endroit là.

Onglet Historique des achats

Cet onglet vous permet de suivre les dernières réceptions fournisseurs reçues dans cet article (entrées de stock). 

Sélectionnez les dates et cliquez sur rechercher pour afficher les réceptions. 

En bas de l'écran vous trouverez un graphique sur l'évolution du prix d'achat de ce produit.

Onglet Statistique Vente

Dans l'onglet Statistique Vente, en cliquant sur le bouton Calculer, vous aurez un aperçu des ventes faites sur cet article (quantité, montant HT et marge HT). En cliquant sur le + à côté de la date, vous pouvez détailler par trimestre puis par mois.

Onglet Stock

L'onglet stock sert uniquement à la visualisation du stock d'un article. Pour entrer du stock, réalisez un inventaire  ou une réception fournisseur.

Il vous indique combien de cet article il vous reste dans chacun de vos dépôts (1) et le total sur tous vos dépôts confondus avec la valorisation de stock (quantité * prix d'achat ou de revient) (2)

Dans la partie Réservations, vous verrez si cet article est concerné par un contrat (3) ou dans des commandes clients (4) est n'est donc pas disponible. Le stock disponible est le stock total - les articles réservés et commandés. (5)

Dans commandes fournisseurs, vous voyez si des commandes sont en attente de réception et la date de livraison prévue (6). Le stock théorique disponible vous donne le stock que vous aurez après cette réception. (7)

Dans cet onglet, vous pouvez aussi indiquer si vous souhaitez ou non gérer le stock de cet article en cochant ou décochant la case "Gestion" (par exemple, pour ne pas gérer le stock d'un article de type Prestation).

Onglet Médailles

Ajoutez les médailles qu'a reçu un article en cliquant sur + puis en double cliquant sur chaque case pour la remplir. Vous pouvez choisir d'imprimer ou non une médaille sur les documents (BL, facture etc) en cochant ou décochant la case Imprimer. Enregistrez.

Onglet Fournisseur

Dans cet onglet vous pouvez indiquer le(s) fournisseur(s) qui vous vendent cet article. Ils doivent avoir été créés d'abord dans le menu Tiers - Nouveau fournisseur. 

Ensuite cliquez sur Ajouter un fournisseur. Vous pouvez donner une référence et une désignation d'article différente pour un fournisseur (référence interne chez eux) pour facilitez vos commandes et réceptions de stock. Cela n'a pas d'impact sur votre code et votre désignation interne. Vous pouvez aussi indiquer le prix d'achat de l'article chez chaque fournisseur. Cela ne met pas  à jour le prix d'achat dans l'encart de prix en haut à droite de la fenêtre article. Il vous appartient de garder ce tarif de référence à jour. 

Pour plus d'infos sur les fournisseurs, consultez l'article dédié : https://support.ixarys.com/article/20-fournisseurs

Onglet nomenclature

Cet onglet vous sera utile si vous utilisez le module Gestion de Production. il sert à indiquer les matières sèches qui composent un article pour les déduire lors des mises en bouteille (différent de l'onglet Composition qui sert à calculer le coût de revient). 

pour plus d'infos sur le module de production, consultez l'article dédié : https://support.ixarys.com/article/41-module-de-production-tracinggest

Une fois tous vos onglets remplis, cliquez sur le bouton Enregistrer : 

Dupliquer un article 

Il est possible de dupliquer un article existant pour gagner du temps dans la création d'un nouvel article. Pour cela, ouvrez la fiche de l'article existant et cliquez sur Dupliquer.

Il vous faudra modifier le code puis Validez.

Ensuite, vérifiez et modifiez toutes les informations de votre article avant de l'enregistrer (onglets Base, Vins/Alcool, Tarifs,...)